Firemní akce bez povinného nadšení. Jak připravit program, do kterého se lidé zapojí rádi

Společná soutěž, vystoupení před kolegy nebo tanec mohou být pro část zaměstnanců příjemným zpestřením. Pro jiné představují důvod, proč na firemní akci raději nepřijít. Při přípravě programu proto záleží nejen na atraktivitě jednotlivých aktivit, ale také na možnosti volby. Dobře připravené setkání umožňuje lidem zapojit se různými způsoby, aniž by museli vysvětlovat, proč některou část vynechají.

Firemní akce má přirozeně jinou atmosféru než pracovní porada. Přesto na ní zaměstnanci zůstávají mezi kolegy a nadřízenými. Výzva moderátora, aby každý předvedl něco zábavného, tak nemusí působit stejně jako mezi přáteli. Někteří se přidají s chutí, jiní přemýšlejí, jak odmítnout a nevypadat přitom jako lidé, kteří se straní týmu.

„Při plánování se snadno začne uvažovat o zaměstnancích jako o jedné skupině, kterou má bavit stejný program. Ve skutečnosti někdo ocení společnou aktivitu, jiný možnost v klidu mluvit s kolegy. Úkolem organizátora je nabídnout obě možnosti a vytvořit prostředí, ve kterém člověk nemusí obhajovat, proč se do určité části nezapojí,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce.

Dobrovolnost musí fungovat i před kolegy

Nestačí napsat do pozvánky, že účast v aktivitách je dobrovolná. Pokud moderátor následně vyvolává jednotlivce nebo manažer přesvědčuje každého, aby se přidal, možnost odmítnout se rychle ztrácí. Podobně působí žertovné poznámky o tom, že někdo kazí zábavu nebo není týmový hráč.

„Hranice je vhodné domluvit předem s moderátorem, dodavateli programu i vedoucími týmů. Aktivity mohou začínat otevřenou výzvou pro zájemce. Kdo se nepřihlásí, neměl by se stát předmětem dalšího přesvědčování. Zvlášť opatrně je třeba pracovat s překvapením, které vyžaduje osobní vystoupení, fyzický kontakt nebo zveřejnění soukromých informací,“ říká Marta Hamerník z nového eventového a společenského prostoru Huť František v Sázavě.

Důvodem odmítnutí přitom nemusí být ostych. Zaměstnanec může mít zdravotní omezení, být unavený nebo jednoduše preferovat jiný způsob trávení společného času. Organizátor tyto důvody nepotřebuje znát, aby je respektoval.

Možnost volby potřebuje vlastní prostor

Alternativa k hlavnímu programu musí být skutečně použitelná. Pokud celým sálem zní hlasitá hudba a jedinou klidnější možností je chodba, účastník si obtížně vybere jiný způsob zapojení. Při prohlídce místa je proto vhodné ověřit, zda nabízí prostor pro rozhovor v menší skupině a zda v něm lidé mohou pohodlně zůstat.

Nemusí jít o několik souběžných programů. Často pomůže vedle hlavní části vytvořit posezení, kde se dá mluvit, nebo ponechat mezi aktivitami dostatek volného času. Důležité je, aby klidnější část nepůsobila jako místo pro ty, kteří „nechtějí spolupracovat“.

„Prostor výrazně ovlivňuje, jakou volbu účastníci opravdu mají. Když je všechno soustředěné do jedné hlučné místnosti, ani pestrý program nemusí vyhovovat každému. Při výběru místa proto řešíme také to, kde mohou lidé vést rozhovor, na chvíli si odpočinout a potom se přirozeně vrátit k ostatním,“ říká Martin Venglář z Nomce.

Spolupráce nemusí znamenat vystoupení

Propojování kolegů může fungovat i prostřednictvím aktivit, které nevyžadují veřejný výkon. Společný úkol v menší skupině, prohlídka zajímavého místa nebo rozhovor při večeři dávají lidem příležitost poznat se bez soutěžení o pozornost.

Také u skupinových aktivit je užitečné nabídnout různé role. Někdo může prezentovat výsledek, další navrhovat řešení nebo pomáhat s přípravou. Zapojení pak nestojí jen na ochotě vystoupit před ostatními. Program zároveň potřebuje rozumné tempo. Střídání aktivity a volnější části umožní účastníkům rozhodnout, kdy chtějí být intenzivně součástí dění a kdy potřebují pauzu.

Při hodnocení akce není vhodné zaměňovat viditelné nadšení za zájem o kolegy. Člověk, který netančí nebo nevede svůj tým v soutěži, může během večera navázat několik užitečných kontaktů.

Zpětná vazba má zachytit i ty méně viditelné

Po akci je snadné vycházet z reakcí nejaktivnějších účastníků. Ti však nemusí reprezentovat zkušenost celého týmu. Krátká anonymní zpětná vazba může vedle hodnocení programu zjistit, zda měli lidé dostatek možností zapojení, cítili se příjemně a měli příležitost mluvit s kolegy.

„Úspěch firemní akce se nedá měřit tím, kolik lidí se podařilo dostat na parket nebo na pódium. Podstatné je, zda měli prostor být spolu způsobem, který jim vyhovuje. Když respektujeme možnost volby, dáváme zaměstnancům větší důvod přijít i příště,“ říká Martin Venglář z Nomce.

„Úspěch akce se snadno posuzuje podle účasti nebo podle toho, zda se lidem líbil program. Pro HR je ale důležitější vrátit se k původnímu cíli. Pokud vedení slíbilo odpovědi na otázky, které během setkání nestihlo probrat, měly by přijít. Pokud zaměstnanci pomáhali pojmenovat priority pro další rok, měli by se dozvědět, co se s jejich podněty stalo. Stejně tak stojí za pozornost, komu akce skutečně dala prostor. Byli vidět jen lidé, kteří běžně vystupují před ostatními, nebo se dostalo uznání i týmům v provozu a v zázemí? Mohli se zapojit zaměstnanci z různých poboček a směn? Odpovědi na tyto otázky ukážou víc než samotné hodnocení programu,“ říká Michal Španěl z JenPráce.cz.