Vánoční večírek pro zaměstnance se plánuje už v létě. V říjnu bývá na nejlepší místa pozdě

Firemní vánoční večírek se může zdát jako téma, které přijde na řadu až s prvními chladnými dny. Pokud ale firma chce zaměstnancům nabídnout víc než jen volný stůl v restauraci, měla by vhodné místo hledat už v srpnu, nejpozději během září. V říjnu a listopadu už totiž často nezbývá otázka, jaký prostor si vybrat, ale zda je ve vhodném termínu vůbec něco dostupné.

„Největší zájem se každoročně soustředí do několika týdnů před Vánoci, zejména na čtvrtky a pátky od konce listopadu do poloviny prosince. O stejné termíny se přitom ucházejí malé firmy, velké společnosti, instituce i pořadatelé soukromých akcí. Kapacita kvalitních restaurací a eventových prostorů se však meziročně zásadně nezvyšuje. Kdo začne s výběrem pozdě, musí proto častěji ustoupit ze svých představ o místě, programu, datu nebo rozpočtu,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce, která provozuje několik hotelů či například industriální eventový prostor Huť František v Sázavě.

Malý tým ještě neznamená snadnou rezervaci

Firmy s menším počtem zaměstnanců někdy plánování odkládají s představou, že pro deset nebo dvacet lidí se místo vždy najde. Právě u menších týmů ale může být výběr překvapivě obtížný. Pokud chtějí vlastní salónek v oblíbené restauraci, soukromí pro svůj program a možnost sedět u jednoho stolu, vybírají z mnohem užší nabídky než běžní hosté.

„Atraktivních salónků či jinak oddělených zajímavých prostor navíc nebývá mnoho a restaurace je v předvánoční době rezervují dlouho dopředu. Pozdní objednávka může znamenat, že tým dostane pouze několik stolů v hlavním prostoru restaurace, kde se bude muset přizpůsobit běžnému provozu. To omezuje možnost poděkovat zaměstnancům, předat ocenění, promítnout prezentaci nebo uspořádat společný program,“ říká Marek Svoboda z pražské restaurace U Matěje Kotrby a dodává: „Rezervace během srpna či září firmě naopak umožní vybírat nejen podle volné kapacity, ale také podle kuchyně, atmosféry, dostupnosti nebo dietních požadavků zaměstnanců. Je rovněž více času ověřit, zda restaurace zvládne vegetariánské, veganské či bezlepkové menu a zda nabídne rozumné řešení nápojů i případného prodloužení večera.“

Velké večírky potřebují prostor i produkční zázemí

U větších týmů bývá situace ještě složitější. Nestačí najít sál, do kterého se všichni vejdou. Prostor musí odpovídat zamýšlenému formátu večírku, nabídnout vhodné uspořádání stolů, místo pro catering, pódium, ozvučení, šatnu a dostatečné sociální zázemí. Firmy současně stále častěji hledají neotřelá místa, která sama vytvářejí část zážitku. Může jít o industriální halu, kulturní centrum, galerii, historický objekt, moderní multifunkční prostor nebo netradiční gastronomický provoz. Takových lokalit je však omezený počet a nejzajímavější termíny se v jejich kalendářích zaplňují jako první.

„Včasná rezervace navíc neřeší pouze samotný pronájem. Na několik prosincových týdnů se koncentruje také poptávka po cateringu, technice, moderátorech, kapelách, fotografech nebo doprovodném programu. Volný prostor bez dostupných služeb může být pro firmu nakonec stejně nepoužitelný jako plně obsazená restaurace,“ říká Martin Venglář z Nomce.

Srpen není příliš brzy, ale ideální chvíle

„Začít plánovat v létě neznamená, že už musí být známý každý detail programu. V srpnu stačí určit přibližný počet účastníků, rozpočet, preferované termíny a základní podobu akce. Firma si může zajistit vhodné místo a další části dopracovat během podzimu. Výrazně si tím rozšíří výběr a sníží riziko, že bude pod časovým tlakem přijímat dražší nebo provozně komplikovanější variantu,“ upozorňuje Marek Svoboda z restaurace U Matěje Kotrby.

Součástí rezervace by mělo být také důkladné prostudování podmínek. Důležité jsou výše zálohy, storno podmínky, termín pro potvrzení konečného počtu hostů, minimální útrata, rozsah pronájmu a pravidla pro vlastní dodavatele. Vyplatí se ověřit i to, co je zahrnuto v ceně a co se účtuje zvlášť. Například technika, obsluha po určité hodině, úklid, šatna nebo ostraha.

Večírek je součástí péče o zaměstnance

„Firemní večírek není pouze položkou v předvánočním kalendáři. Pro řadu zaměstnanců představuje jednu z mála příležitostí setkat se mimo běžný pracovní provoz, poznat kolegy z jiných oddělení a poboček, a společně uzavřít uplynulý rok. Zejména v hybridních týmech může mít takové setkání výraznější význam než dříve. Kvalitu akce přitom neurčuje jen výše rozpočtu. Důležitější bývá, zda místo odpovídá velikosti a složení týmu, zda se v něm lidé cítí pohodlně a zda organizace respektuje jejich různé potřeby. Ani nejdražší program nezachrání přeplněnou restauraci, komplikovanou dopravu nebo prostor, ve kterém se zaměstnanci kvůli hluku téměř neslyší,“ dodává Michal Španěl, manažer a datový analytik JenPráce.cz.