Produktivní paradox: Proč technologie na pracovišti selhávají a jak to ovlivňuje zaměstnance

V moderním pracovním prostředí by technologie měly zaměstnancům usnadnit práci, zvýšit efektivitu a umožnit flexibilitu. Přesto se často setkáváme s opačným jevem – rostoucí množství nástrojů a aplikací na pracovišti často vede k frustraci, stresu a klesající produktivitě. Tento fenomén odborníci označují jako „produktivitní paradox“ a věnovala se mu nedávná studie Diversified Technology Maturity Survey.

„Produktivní paradox představuje rozpor mezi rostoucí kvalitou a dostupností technologií a stagnující či klesající efektivitou práce zaměstnanců. Přestože firmy investují do moderních IT systémů, cloudových platforem nebo videokonferenčních nástrojů, zaměstnanci se často cítí zahlceni, nejsou dostatečně proškoleni a potýkají se s mnoha technickými problémy, které narušují jejich pracovní flow,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Hlavní příčiny technologických problémů

Podle studie Diversified Technology Maturity Survey jsou hlavní příčiny tohoto paradoxu čtyři. Za prvé, mnohé firmy stále využívají zastaralé nebo nekompatibilní technologie, které způsobují časté výpadky a problémy s kvalitou zvuku či obrazu během videohovorů. Za druhé, přísná IT politika někdy omezuje používání osobních zařízení nebo preferovaných aplikací, což snižuje komfort a efektivitu práce.

„Dále nedostatečné školení a podpora znamenají, že zaměstnanci nejsou schopni nástroje plně využít nebo řešit vzniklé technické potíže. A nakonec, paradoxně příliš mnoho různých nástrojů a aplikací na pracovišti zaměstnance zahlcuje, protože neustálé přepínání mezi nimi ubírá čas a snižuje koncentraci,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS.

Dopady na zaměstnance a firmy

Tyto problémy mají závažné dopady na zaměstnance i celé organizace. Zaměstnanci často zažívají stres a frustraci kvůli nefungující technice a složitým aplikacím, což negativně ovlivňuje jejich duševní pohodu. Produktivita klesá, protože řešení technických problémů zabírá značnou část pracovní doby. Navíc se zvyšuje riziko bezpečnostních incidentů, jelikož někteří pracovníci sahají po neautorizovaných řešeních (tzv. shadow IT), aby práci zvládli. Tento stav také přispívá k vyšší fluktuaci zaměstnanců, kteří hledají lepší pracovní podmínky jinde.

Jak překonat produktivní paradox?

Studie doporučuje několik kroků, které mohou firmám pomoci vrátit se na správnou cestu. Prvním krokem je modernizace IT infrastruktury – investice do spolehlivých, intuitivních a kompatibilních nástrojů, které usnadňují každodenní práci. Dále je důležité najít rovnováhu mezi bezpečností a uživatelským komfortem, například prostřednictvím dobře nastavených pravidel pro používání vlastních zařízení (BYOD).

„Neméně důležitá je pravidelná a systematická školení zaměstnanců spolu s dostupnou technickou podporou, která pomáhá předcházet problémům a zvyšuje spokojenost uživatelů. Posledním doporučením je redukce počtu používaných aplikací a jejich integrace do jednotné platformy, čímž se eliminuje potřeba neustálého přepínání a zvyšuje se efektivita práce,“ říká Michal Černý z Audiopro

Produktivní paradox je tak aktuální výzvou, která může zmařit úsilí firem investovat do nových technologií. „Zaměstnanci potřebují technologie, které jim práci skutečně usnadní, a ne ji komplikují. Firmy, které to pochopí a zaměří se na uživatelský komfort, kvalitní podporu a flexibilitu IT politik, získají nejen spokojené pracovníky, ale i vyšší produktivitu a konkurenční výhodu na trhu práce,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

„Dobrým řešením je také používat A/B testování nástrojů. Například před pořízením ročních licencí, či jiných delších závazků je vhodné zavést nejprve nástroj v jednom oddělení na 1-3 měsíce a vyhodnotit jeho užitečnost. Pokud testování neprojde tak jej nezavádět, pokud ano, teprve poté se nabízí implementovat na celou firmu,“ dodává Michal Španěl, manažer pracovního portálu JenPráce.cz.