Digitalizace v HR – nové technologie pomáhají přijímat zaměstnance, posuzovat dopady změn, také zastanou byrokratické a administrativní činnosti

Oblast lidských zdrojů prochází velkými proměnami, které souvisejí zejména se změnami způsobu práce, které s sebou přinesla pandemie. A k tomu se přidává zrychlení digitalizace, která se nevyhnula ani HR oblasti. Do ní vnáší nové technologie a trendy – zapojení umělé inteligence a chatbotů do náboru, reálné vytěžení personálních dat, které firmy shromažďují, vnášení prvků gamifikace do vnitrofiremní komunikace.

Digitalizace usnadňuje spolupráci napříč jednotlivými týmy v různých městech či dokonce zemích. Významně ulehčuje administrativní a byrokratické procesy a šetří čas. Díky datům, jejichž správným vyhodnocením lze získat mnoho užitečných informací, je možné lépe posuzovat dopady konkrétních kroků a navrhovat efektivnější budoucnost. Kde se kromě administrativních činností v HR v současné době digitalizace uplatňuje?

Online nábor

Digitalizace HR prakticky začala se vznikem prvních pracovních portálů, například Profesia.sk vznikla už v roce 1997. Ty dramaticky změnily způsob přijímání zaměstnanců a hledání práce. Zatímco dnes stačí zveřejnit pracovní inzerát a čekat na životopisy, v minulosti jste pracovní nabídku zaslali do novin a čekali na poštu či telefonáty od uchazečů. Digitalizace náboru přinesla řadu výhod. Je rychlejší, jednodušší, přehlednější a poskytuje prostor pro analýzu dat či propagaci zaměstnavatele.

„Technologie se zapojují v první řadě do náboru zaměstnanců. Jejich předvýběr provádí umělá inteligence podle zadaných parametrů s cílem určit ty, kdo jsou na základě empirických dat nejvhodnější. Nejde ale jen o první kolo výběru, personalisté dnes už běžně využívají také video pohovory a online onboarding, tedy zaučení nového zaměstnance. Ty jim umožňují přijímat nové zaměstnance bez omezení i v době pandemických opatření, jak jsme si nedávno ověřili,“ říká Michal Novák z pracovního portálu Profesia.cz.

Přesun komunikace do virtuálního prostředí

Většina firem už zcela běžně využívá pro interní komunikaci vlastní intranet. Každý zaměstnanec má díky němu snadný přístup k důležitým sdělením, informacím, novinkám či instrukcím. Vnitrofiremní komunikace se od klasických e-mailů posunuje ke kombinacím mailového systému s komunikačními platformami, které umožňují i hlasovou a video komunikaci nebo chat. Videokonference se staly běžným pracovním nástrojem, probíhá přes ně většina porad i koordinačních týmových schůzek.

„Dnešní pokročilá komunikační řešení usnadňují práci i v dalších aspektech, a to nejen personalistům. Dokáží se například propojit s kalendářem, cloudovým úložištěm a dalšími aplikacemi, takže domluvenou schůzku rovnou zanesou do kalendáře. Nebo umožňují jednoduše vyhledávat v knihovnách, kde jsou uložené záznamy proběhlých schůzek. V průběhu několika vteřin si na dálku vyměníte důležité informace a navíc zjistíte, zda adresát například informaci o schůzce opravdu zaregistroval,“ říká Michal Černý, odborník na komunikační technologie ze společnosti Audiopro.

Gamifikace v HR

„Plné zapojení zaměstnanců do života firmy je v době home officů, bez denní přítomnosti na pracovišti, mnohem obtížnější. Zde může pomoci gamifikace – využití principů hry v neobvyklých oblastech,“ říká Karel Kotoun ze společnosti Accenture. Příkladem online gamifikace v oblasti práce jsou zábavné kvízy během celofiremních setkání a porad nebo aplikace pro projektový management, které zaměstnance odmění při dosažení nastavených cílů. Gamifikaci je možné využít také při důležitých zaměstnaneckých průzkumech, kde zvyšuje tím angažovanost zaměstnanců.

Vzdělávání i mentoring on-line

Vzdělávání zaměstnanců je předpokladem dlouhodobé prosperity společnosti. Díky online kurzům, videohovorům či online konferencím se vzdělávání nezastavilo ani v čase nejtvrdších lockdownů. Různé podoby e-learningu, ale i tréninkové kurzy s využitím virtuální reality, tak postupně nahrazují klasická školení a kurzy, i když v některých oblastech je role živých lektorů stále nezastupitelná. Do virtuálního prostředí se posunuje i mentoring.

„Nový trend v podobě online mentoringu je pro firmy možností, jak podpořit své zaměstnance v novém normálu. Má mnoho podob od prosté možnosti hovořit o pracovních problémech s nezainteresovanou osobou pro zaměstnance pracující z domova, přes sdílení zkušeností při řešení konkrétních problémů až po mentorování stávajících i nových zaměstnanců. Pokud firma lidem pomůže vyrovnat se s novými podmínkami, pomoci jim stanovit relevantní cíle i cestu k jejich dosažení, získá jednak konkurenční výhodu, jednak zvýší šanci na udržení kvalitních a klíčových zaměstnanců,“ uzavírá Michal Novák.