Firemní akce na konci roku nemusí být jen večírek. Jak vybrat formát a místo podle toho, čeho chce firma dosáhnout

Závěr roku bývá pro firmy příležitostí poděkovat zaměstnancům, představit výsledky nebo mluvit o plánech na další období. Každý z těchto cílů ale potřebuje trochu jiný formát. Plánování by proto mělo začít otázkou, co si mají lidé z akce odnést. Teprve potom má smysl vybírat program a místo.

Firemní setkání by zaměstnavatelé neměli podceňovat jako pár hodin zábavy na konci roku. Podle letošní zprávy Gallup: State of the Global Workplace 2026, je v Česku skutečně angažovaných jen 16 procent zaměstnanců, zatímco téměř sedm z deseti je neangažovaných. Firemní večírek jeden z mála momentů, kdy Ize vztah zaměstnance k firmě ovlivnit mimo každodenní provoz.

„Večírek neumí opravit problémy, které firma celý rok neřešila. Pokud zaměstnanci měsíce slyší o šetření, nejistotě nebo reorganizaci a v prosinci najednou vstoupí do sálu s drahou produkcí a vedení začne mluvit pouze o skvělém roce, může být výsledkem přesný opak zamýšleného efektu. Lidé velmi rychle poznají rozdíl mezi skutečným poděkováním a dobře zorganizovanou kulisou,“ říká Michal Španěl, manažer a datový analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

„První otázka by neměla znít, kde se akce uskuteční nebo jaký bude program. Firma si má nejprve říct, proč lidi svolává. Chce jim poděkovat za náročný rok, vysvětlit rozhodnutí vedení, nebo propojit kolegy, kteří spolu pracují jen na dálku? Od této odpovědi se odvíjí všechno ostatní,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce.

Jedna akce nemusí splnit všechny úkoly

Pro vedení může být lákavé využít společné setkání k vyřízení všech témat, na která během roku nebyl čas. Závěrečná prezentace pak obsahuje výsledky jednotlivých oddělení, strategii, personální změny i dlouhý výhled. Po ní následuje několik ocenění a večerní program. Účastníci ale mohou ztratit pozornost ještě před částí, která je pro ně nejdůležitější.

Pomáhá určit jeden hlavní účel a podle něj postavit zbytek dne. Pokud firma potřebuje především vysvětlit změny, musí dát lidem možnost ptát se a počítat s odpověďmi, které nelze odbýt jednou větou. Jestliže chce ocenit práci zaměstnanců, neměla by poděkování vmáčknout mezi výsledkovou prezentaci a večeři. A pokud je cílem propojit oddělení, potřebuje program dostatek času, kdy spolu lidé mohou skutečně mluvit.

„Podrobné výsledky mohou zaměstnanci dostat předem, aby společný čas nezabralo předčítání slidů. Citlivé organizační změny zase není vhodné poprvé oznamovat těsně před oslavou. Zaměstnanci na společné akci poznají, když vedení mluví o úspěšném roce, ale vyhýbá se tématům, která se jich bezprostředně týkají. Pokud firma řeší změny nebo za sebou má náročné období, měla by to v programu přiznat a dát lidem prostor pro otázky. Slavnostní atmosféra sama důvěru nevytvoří,“ říká Michal Španěl, manažer a datový analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

Program rozhoduje o tom, kdo bude mluvit a kdo poslouchat

Rozdíl mezi prezentací pro zaměstnance a setkáním se zaměstnanci bývá vidět už v časovém plánu. Pokud vedení mluví dvě hodiny a na otázky zbývá deset minut, prostor pro dialog existuje jen na papíře. Podobně nefunguje očekávání, že se lidé z různých týmů spontánně seznámí během krátké přestávky.

Při přípravě programu je proto užitečné projít každou část a zeptat se, co v ní účastníci dělají. Kdy získávají informace? Kdy mohou reagovat? Kdy mají příležitost potkat kolegy mimo svůj tým? A kdy si mohou odpočinout? Nejde o to zaplnit každou minutu aktivitou. Volný čas může být pro vztahy mezi lidmi cennější než další řízený blok, pokud s ním scénář vědomě počítá. Formát by měl odpovídat také složení firmy. Zaměstnanci z různých poboček, lidé na směnách a kolegové pracující převážně na dálku nemají stejné možnosti účasti. Při plánování je proto třeba myslet i na týmy, které se na společné akce dostávají obtížněji.

Prostor není kulisa, mění průběh setkání

„Místo se obvykle vybírá podle kapacity, dostupnosti a rozpočtu. Tyto podmínky jsou zásadní, ale samy o sobě neřeknou, zda prostor pomůže naplnit účel akce. U setkání, kde mají lidé diskutovat, záleží na uspořádání místnosti a možnosti rozdělit se do menších skupin. Slavnostní ocenění vyžaduje jinou atmosféru. Vícedenní výjezd zase stojí i na tom, zda mají účastníci kde společně trávit čas mimo oficiální program,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce, která provozuje například Hotel Magnetit na Šumavě či industriální víceúčelový prostor Huť František v Sázavě.

Důležité je promyslet také cestu, začátek a konec. Pokud musí lidé po posledním bodu programu okamžitě odjet, prostor pro neformální rozhovory se výrazně zkrátí. Přenocování může dát setkání jiný rytmus, pokud odpovídá potřebám účastníků a cíli akce. Při výběru místa je užitečné představit si celý den očima zaměstnance: kde bude sedět během prezentace, zda dobře uslyší, kam se přesune na diskusi a jestli bude mít možnost na chvíli odejít z ruchu.

Co se má stát po skončení akce?

„Úspěch setkání se snadno posuzuje podle účasti nebo podle toho, zda se lidem líbil program. Pro HR je ale důležitější vrátit se k původnímu cíli. Pokud vedení slíbilo odpovědi na otázky, které během setkání nestihlo probrat, měly by přijít. Pokud zaměstnanci pomáhali pojmenovat priority pro další rok, měli by se dozvědět, co se s jejich podněty stalo. Stejně tak stojí za pozornost, komu akce skutečně dala prostor. Byli vidět jen lidé, kteří běžně vystupují před ostatními, nebo se dostalo uznání i týmům v provozu a v zázemí? Mohli se zapojit zaměstnanci z různých poboček a směn? Odpovědi na tyto otázky ukážou víc než samotné hodnocení programu,“ říká Michal Španěl z JenPráce.cz.

Firemní setkání může zaměstnancům ukázat, že jejich práce má pro ostatní význam a že jsou součástí širšího týmu. Záleží ale na tom, zda firma po akci naváže na to, co zaznělo. Jestliže lidé položili otázky nebo přišli s návrhy, potřebují vidět, že se k nim vedení vrátí. Jinak i dobře připravené setkání zůstane jen jedním dnem v kalendáři.

Účast sama o sobě není měřítkem úspěchu. Když přijde 90 procent zaměstnanců, ale po skončení nikdo neví, proč se vlastně setkání konalo, vysoká návštěvnost firmě mnoho neříká. Dobrá firemní akce by měla mít stejně jako kterýkoli jiný firemní projekt předem definovaný účel a alespoň jednoduché měřítko toho, zda jej splnila,“ dodává Michal Španěl z JenPráce.cz.