Firemní akce se stěhují z hotelů. Místo konferenčních sálů vítězí stále častěji prostory s příběhem

Donedávna byla volba místa pro firemní akci poměrně jednoduchá. Hotel s dostatečně velkým konferenčním sálem, kvalitní technikou a ubytovací kapacitou vyhovoval většině konferencí, školení i klientských setkání. Dnes se ale požadavky firem postupně mění. Samotné místo přestává být pouhým zázemím a stále častěji se stává součástí celé prezentace značky.

Potvrzují to i aktuální data společnosti Cvent. Podle jejího průzkumu téměř polovina organizátorů firemních akcí (48 %) dnes cíleně hledá nehotelové prostory. Zároveň jsou pro ně stále důležitější hlediska atmosféra, celkový zážitek návštěvníků a jejich zapojení do programu.

Firmy dnes pořádají desítky různých akcí. Od konferencí přes výroční setkání, obchodní konference, odborné semináře a networking až po představení nových produktů nebo setkání s obchodními partnery. Ve všech případech přitom roste důraz na to, aby si účastníci z akce odnesli něco více než jen informace. Významnou roli proto začíná hrát samotné prostředí.

Autenticita místo unifikovaných konferenčních sálů

„Namísto standardních konferenčních hotelů se stále častěji objevují bývalé továrny, industriální haly, technické památky, galerie, historické objekty nebo kulturní centra. Právě tato místa nabízejí atmosféru, kterou nelze jednoduše vytvořit běžným konferenčním sálem. Firmy je nevyhledávají kvůli luxusu, ale kvůli jejich autenticitě, charakteru a příběhu,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce, která provozuje v Česku několik hotelů či víceúčelový eventový industriální prostor Huť František v Sázavě.

V době, kdy se stále více komunikace odehrává online, roste význam osobních setkání. Pokud už firma investuje do akce pro klienty, obchodní partnery nebo veřejnost, očekává, že bude zapamatovatelná. Výběr prostoru se proto stává součástí celkové komunikace značky. Místo konání dokáže podpořit hodnoty firmy, posílit vnímání značky i vytvořit emoci, kterou běžné konferenční centrum nabídne jen obtížně.

„Výběr prostoru dnes stále častěji ovlivňuje i způsob, jakým firma komunikuje sama sebe. Místo konání už není pouze logistickou položkou v rozpočtu, ale součástí celkové prezentace značky. Stejně jako firmy pečlivě vybírají podobu stánků na veletrzích, design pozvánek nebo vizuální identitu svých kampaní, přemýšlejí i nad tím, jaké emoce vyvolá samotná lokalita. Prostor může podtrhnout inovativnost, tradici, technickou vyspělost nebo například důraz na udržitelnost. I proto se při plánování akcí stále častěji řeší, zda místo odpovídá hodnotám firmy a charakteru události,“ říká Martin Venglář z Nomce.

Účastníci očekávají zážitek, ne jen program

Proměňuje se také samotný eventový průmysl. Organizátoři dnes hledají prostory, které umožní variabilní scénografii, propojení formálního programu s networkingem nebo využití venkovních částí areálu. Vedle technického vybavení řeší také architekturu, historii objektu, možnosti neobvyklého aranžmá nebo vizuální atraktivitu prostoru. Stále důležitější roli hraje také to, zda místo nabízí dostatek originálních zákoutí pro fotografie a videoobsah, který se následně objevuje na sociálních sítích nebo v marketingové komunikaci.

Trend se postupně promítá i do interních akcí

„Druhotným efektem tohoto trendu je skutečnost, že podobná prostředí často pozitivně působí také na interní firemní akce. Strategické workshopy, leadership meetingy nebo teambuildingy v autentických prostorách pomáhají zaměstnancům vystoupit z každodenní rutiny a vytvářejí přirozenější podmínky pro neformální diskusi i navazování vztahů. Ani zde však není hlavním cílem originalita sama o sobě, ale prostředí, které odpovídá charakteru celé akce,“ dodává Martin Venglář z Nomce.